Kişisel Veri Saklama Ve İmha Politikası

I. AMAÇ

1. Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası (“POLİTİKA”), Bugamed Biyoteknoloji Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi (“Bugamed”) tarafından işlenen kişisel verilerin saklanması ve imhasına yönelik iş ve işlemler konusundaki usulleri ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

II. KAPSAM

1. Bugamed çalışanlarının, çalışan adaylarının, Portal üzerinden hizmet ya da ürün satın alan müşterilerinin, Portalı ziyaret eden kişilerin, işlenen kişisel verileri bu politika kapsamındadır. 

   1.  Veri Sorumlusu sıfatıyla kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamlarında ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde bu politika uygulanır.

III. TANIMLAR

Alıcı grubu                                  : Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi.

Açık rıza                                      : Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza

Anonim Hale Getirme               : Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi

Çalışan                                         : Bugamed Biyoteknoloji Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi personeli

Elektronik ortam                      : Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar

Elektronik olmayan ortam      : Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar

Hizmet sağlayıcı                        : Şirket ile belirli bir sözleşme çerçevesinde hizmet sağlayan gerçek veya tüzel kişi

İlgili kişi                                      : Kişisel verisi işlenen gerçek kişi

İlgili kullanıcı                             : Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler

İmha                                             : Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi

Kanun                                          : 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

Kayıt ortamı                               : Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam

Kişisel veri                                  : Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi

Kişisel veri işleme envanteri  :Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter

Kişisel verilerin işlenmesi      : Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem

Kurul                                            : Kişisel Verileri Koruma Kurulu

Özel nitelikli kişisel veri          : Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri

Periyodik imha                          : Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi

Politika                                        : Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası

Şirket                                           : Bugamed Biyoteknoloji Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi

Veri işleyen                                 : Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi

Veri kayıt sistemi                      : Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi

Veri sorumlusu                          : Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi

VERBİS                                         : Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi. Veri sorumlularının Sicile başvuruda ve Sicile ilişkin ilgili diğer işlemlerde kullanacakları, internet üzerinden erişilebilen, Başkanlık tarafından oluşturulan ve yönetilen bilişim sistemi

Yönetmelik                                 : 28 Ekim 2017 tarihli Resmî Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik

IV. SORUMLULUK ve GÖREVLER

1. Şirketin tüm çalışanları ve birimleri; kişisel verilerin hukuka uygun olarak elde edilmesi, işlenmesi ve saklanması konusunda sorumlu birimlere tam ve aktif destek verir. Politika kapsamında alınan idari ve teknik tedbirlerin uygulanmasında, birim çalışanlarının eğitilmesinde, çalışanların farkındalığının sağlanmasında, artırılmasında ve izlenmesinde, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesinde ve kişisel verilerin hukuka uygun olarak muhafazasında tüm çalışanlar ve birimler, sorumlu birimlere destek olur.

   1. Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanların unvanları, birimleri ve görev tanımlarına ait dağılım EK TABLO: 1’de gösterilmiştir.

V. KAYIT ORTAMLARI

1. Kişisel veriler, şirket tarafından EK TABLO: 2’de listelenen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde muhafaza edilir.

VI. SAKLAMAYI GEREKTİREN HUKUKİ SEBEPLER

1. Şirkette, faaliyetler çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar ve kanun ile ilgili mevzuat kapsamında muhafaza edilir. Bu kapsamda saklamayı gerektiren sebepler şunlardır:

2. Kişisel verilerin sözleşmelerin kurulması ve ifası ile doğrudan doğruya ilgili olması nedeniyle saklanması, 

3. Kişisel verilerin bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması amacıyla saklanması

4. Kişisel verilerin kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla şirketin meşru menfaatleri için saklanmasının zorunlu olması

5. Kişisel verilerin şirketin herhangi bir hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi amacıyla saklanması

6. Mevzuatta kişisel verilerin saklanmasının açıkça öngörülmesi

7. İlgili kişilerin açık rızasının alınmasını gerektiren saklama faaliyetleri açısından ilgili kişilerin açık rızasının bulunması

VII. SAKLAMAYI GEREKTİREN İŞLEME AMAÇLARI

1. Şirket aşağıdakiler dahil olmak ancak bununla sınırlı olmamak üzere, ilgili kişinin veya ilgili kişi tarafından belirtilen üçüncü tarafların kişisel verilerini çeşitli amaçlarla işleyebilir:

2. İnsan kaynakları süreçlerini yürütmek

3. Kurumsal iletişimi sağlamak

4. Şirket güvenliğini sağlamak

5. İstatistiksel çalışmalar yapabilmek

6. İmzalanan sözleşmeler ve protokoller neticesinde iş ve işlemleri ifa edebilmek

7. Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak

8. Şirket ile iş ilişkisinde bulunan gerçek / tüzel kişilerle irtibat sağlamak

9. Yasal raporlamalar yapmak

10. Çağrı merkezi süreçlerini yönetmek

11. İleride doğabilecek hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak ispat yükümlülüğünü yerine getirmek

12. Şirket hukuk işlerinin icrası/takibini yapmak

VIII. İMHAYI GEREKTİREN HUKUKİ SEBEPLER

1. Kişisel veriler, aşağıdaki durumların varlığı halinde ilgili kişinin talebi üzerine veya re’sen şirket tarafından silinir ya da yok edilir:

2. Kişisel verinin işlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya kaldırılması

3. Kişisel verinin işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması

4. Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması

5. Kanunun 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun veri sorumlusu tarafından kabul edilmesi

6. Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması

IX. KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ YÖNTEMLERİ

1. Kişisel veriler EK TABLO: 3’te belirtilen yöntemlerle silinir.

X. KİŞİSEL VERİLERİN YOK EDİLMESİ YÖNTEMLERİ

1. Kişisel veriler EK TABLO: 4’te belirtilen yöntemlerle yok edilir.

XI. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

1. Şirket tarafından kişisel verilerin saklama süresi belirlenirken; öncelikle yasal mevzuatta söz konusu kişisel verinin saklanmasına ilişkin olarak bir süre öngörülmüş ise bu süreye riayet edilir. Bunun haricinde; EK TABLO: 5’te yer alan saklama ve imha süresi tablosu esas alınır.

XII. PERİYODİK İMHA SÜRESİ

1. Şirket her yıl Aralık ayında işlenen kişisel verilerin saklama sürelerinin sona erip ermediğini kontrol eder, kontroller neticesinde saklama süresi sona eren kişisel verilerin saklama süresinin bitiminden itibaren 180 gün içerisinde imha işlemini gerçekleştirilir.

XIII. YÜRÜRLÜK

1. Politika, şirketin internet sitesinde yayınlanmasının ardından yürürlüğe girmiş kabul edilir. Yürürlükten kaldırılmasına karar verilmesi halinde, politikanın ıslak imzalı eski nüshaları iptal edilerek (iptal kaşesi vurularak veya iptal yazılarak) imzalanır ve en az 5 yıl süre ile şirket tarafından saklanır.

EK TABLO: 1 Saklama ve imha süreçleri görev dağılımı

EK TABLO: 2 Kişisel Veri Saklama Ortamları

EK TABLO: 3 Kişisel Verilerin Silinmesi Yöntemleri

EK TABLO: 4 Kişisel Verilerin Yok Edilmesi Yöntemleri

EK TABLO: 5 Saklama ve İmha Süresi Tablosu